Jakie mam obowiązki jako przedsiębiorca?

Zgłoszenie do ubezpieczeń

W pierwszej kolejności należy udać się do ZUS, by zgłosić się do ubezpieczeń. Jest na to 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli działalność gospodarcza jest jedynym tytułem ubezpieczenia (tzn. jeśli obok działalności nie ma np. umowy o pracę), trzeba zgłosić się zarówno do ubezpieczenia społecznego, jak i zdrowotnego (druk ZUA). Jeśli poza działalnością gospodarczą jest inny tytuł do ubezpieczenia, np. przedsiębiorczy lekarz jest również zatrudniony gdzieś na umowę o pracę (na kwotę nie niższą niż minimalne wynagrodzenie), z tytułu prowadzonej działalności zgłasza się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (druk ZZA).

Przez pierwsze dwa lata można skorzystać z tzw. preferencyjnych składek ZUS, ale tylko w przypadku, gdy w ostatnich 5 latach nie prowadziło się działalności gospodarczej.

 

Założenie ewidencji podatkowych

Najbardziej popularną formą ewidencji rachunkowo-podatkowej u osób prowadzących jednoosobową działalność jest z całą pewnością podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie kpir). Należy ją zaprowadzić w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej według urzędowego wzoru, określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to podstawowa ewidencja, w której przedsiębiorca ujmuje wszystkie przychody i koszty ich uzyskania, a także na podstawie której ustala wysokość należnego podatku.

W Internecie można bez problemu znaleźć szablon kpir w Excelu,  co z pewnością ułatwi porządkowanie spraw księgowych (zdecydowanie odradzam prowadzenie księgowości w zeszycie; druki akcydensowe również mogą być kłopotliwe, zwłaszcza dla osób z nieczytelnym charakterem pisma). Tak prowadzoną księgę należy po zakończonym miesiącu wydrukować i włożyć do teczki z resztą dokumentacji.

Obok księgi przychodów i rozchodów lekarz musi prowadzić inne, wynikające z przepisów, ewidencje – ewidencję wyposażenia oraz ewidencję środków trwałych (oczywiście jeżeli takowe w działalności wykorzystuje).

 

Zgłoszenie do VAT

Większość usług medycznych korzysta z przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT (art. 43 ustawy o VAT). Zwolnienie to opiera się na kilku przesłankach, wymienionych w ustawie o podatku od towarów i usług. Aby usługa medyczna mogła z tego zwolnienia skorzystać musi być usługą służącą profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia. Niewątpliwie prawie każda usługa medyczna te kryteria spełnia, nie ma więc potrzeby zgłoszenia do VAT. Wyjątkiem będą jedynie zabiegi chirurgii plastycznej, służące poprawie urody, ale nie wynikające ze stanu zdrowia, czy konieczności. Tutaj jednak z pomocą przychodzi podmiotowe zwolnienie z podatku od towarów i usług, dzięki któremu lekarz nie musi rejestrować się dla celów VAT jeśli jego roczny obrót nie przekroczył 150 tys. zł (choć i to niedługo może się zmienić).

 

Kasa fiskalna

Świadczenie usług medycznych na rzecz osób fizycznych (pacjentów) nie prowadzących działalności gospodarczej podlega rejestracji na kasie fiskalnej. Do końca 2014 lekarz mógł uniknąć przykrego obowiązku posiadania kasy rejestrującej, jeśli jego roczny obrót na rzecz tychże osób  nie przekroczył 20 tys. zł.

Od 2015 roku ma to się jednak zmienić. Dla lekarzy (oraz kilku innych grup zawodowych) zniesiony zostanie powyższy limit i już pierwsza, nawet najdrobniejsza usługa, świadczona na rzecz osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej będzie rodziła obowiązek korzystania z kasy fiskalnej.

Należy jednak tutaj zauważyć, że obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy tylko bezpośredniego świadczenia usług dla pacjentów. Lekarz posiadający kontrakt z zakładem opieki zdrowotnej lub NFZ, świadczy usługi medyczne dla tych instytucji i to z nimi rozlicza się, wystawiając fakturę na uzgodnionych warunkach. Nie ma zatem obowiązku stosowania kasy rejestrującej.

Obowiązek taki jednak powstanie, jeśli poza świadczeniem usług medycznych w ramach kontraktu, lekarz będzie przyjmował pacjentów prywatnie. Wówczas na kasie należy rejestrować tylko wizyty prywatne.

 

Obowiązki wobec ZUS

Samo zgłoszenie do ubezpieczeń nie jest końcem przygód z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Za pierwszy pełny miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej należy złożyć do ZUS deklarację rozliczeniową DRA (w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie miesiąca, np. 20 grudnia, deklarację tę należy złożyć za pierwsze dwa miesiące). Najprościej jest po prostu udać się do właściwego oddziału ZUS (zgodnie z głównym miejscem wykonywania działalności gospodarczej) i poprosić o pomoc w jej wypełnieniu, by uniknąć niepotrzebnych błędów. W kolejnych miesiącach Zakład będzie „klonował” tę deklarację, zdejmując problem z głowy płatnika.

Nadal jednak należy pamiętać o terminowym opłacaniu składek na ubezpieczenia. W przypadku przedsiębiorców nie zatrudniających pracowników/zleceniobiorców, termin ten upływa 10. każdego miesiąca. Składki należy wpłacać na właściwe konta bankowe ZUS – osobne dla ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (pomijam fundusz pracy, zakładając obniżone, preferencyjne składki, w których on nie występuje) – specjalnym typem przelewu (każdy bank zapewne  takowy posiada), w którym poza danymi identyfikacyjnymi (NIP, PESEL), należy wskazać typ wpłaty (na ogół będzie to typ „S” czyli składka za jeden miesiąc), numer deklaracji (przeważnie „01”, chyba że będą składane jakieś korekty deklaracji) oraz okres, za który płacimy. Ważne, żeby pamiętać, że w bieżącym miesiącu płacimy za miesiąc poprzedni, np. 10 grudnia 2014 płacimy składki za listopad 2014.

Dla tych, którzy nie mają pamięci do takich rzeczy, banki na ogół oferują stałe zlecenia – również na rzecz ZUS.

 

Obowiązki wobec urzędu skarbowego

Podstawowym obowiązkiem względem fiskusa jest wyliczanie miesięcznych/kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy (PIT) i wpłacanie ich na konto właściwego urzędu skarbowego (zgodnie z miejscem zamieszkania zgłoszonym w CEIDG). Ponieważ od dawna nie ma już obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT, przedsiębiorca powinien zaliczki te wpłacać bez żadnego wezwania do 20. dnia każdego miesiąca (w przypadku rozliczeń kwartalnych do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału).

Stosując jako formę opodatkowania skalę podatkową nie można zapomnieć o przysługującej kwocie wolnej od podatku, poniżej której dochody nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wpłat zaliczek należy dokonywać na konto bankowe dla należności z tytułu PIT, opisując płatność podobnie jak w przypadku składek na ubezpieczenia (również specjalny szablon przelewu), przy czym, w przeciwieństwie do ZUS, każdy urząd skarbowy posługuje się innymi kontami bankowymi, zatem trzeba sprawdzić konto konkretnego urzędu.

Po zakończonym roku podatkowym, dochody (przychody) z działalności gospodarczej należy wykazać w rocznej deklaracji PIT-36 (skala podatkowa) lub PIT-36L (podatek liniowy) i złożyć ją do urzędu skarbowego w terminie do 30. kwietnia następnego roku.

W przypadku stosowania ryczałtu należy wypełnić deklarację PIT-28 i złożyć ją do 31. stycznia następnego roku.

Autorem wpisu jest:

Radosław Stężewski

licencjonowany księgowy, właściciel biura rachunkowego w Poznaniu

www.revisio.pl

Rejestracja w CEiDG

Tym, którzy nie boją się komputera, założenie działalności gospodarczej zajmie nie więcej niż 15 minut. Dlaczego tylko tyle? Większość czynności, związanych z założeniem własnej działalności można wykonać online, wchodząc na stronę www.ceidg.gov.pl.

Należy przy tym pamiętać, że cały proces jest całkowicie bezpłatny. Bardzo często, tuż po zarejestrowaniu działalności, świeżo upieczony przedsiębiorca dostaje list od instytucji, której nazwa do złudzenia przypomina CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). List ten naszpikowany jest różnymi przepisami i wezwaniem do zapłaty określonej kwoty (od kilkudziesięciu do kilkuset złotych). Pod żadnym pozorem nie należny tego płacić! Są to zwyczajni oszuści, wyłudzający pieniądze pod pozorem prowadzenia rejestru przedsiębiorców.

Do wypełnienia formularza rejestracji wystarczy tak naprawdę dowód osobisty plus odrobinę wiedzy podatkowej.

Zaczynamy od wejścia na stronę ceidg.gov.pl. Tam przechodzimy do opcji nr 3, czyli „Wypełnij wniosek przez Internet”, a następnie wybieramy, że chcemy założyć działalność gospodarczą (pierwsze od góry). Tu  musimy dokonać pierwszego wyboru: tworzyć wniosek z kreatorem lub wypełnić interaktywny formularz. Ja osobiście preferuję kreator, ale tak naprawdę nie ma to znaczenia, bo każdy brak czy błąd w obu przypadkach zostanie nam bezlitośnie wypomniany i bez jego poprawienia nie wyślemy wniosku.

W pierwszej kolejności, jak w każdym takim druku, wypełniamy podstawowe dane wnioskodawcy, adres zamieszkania oraz adres zameldowania. Następnie przechodzimy do części dotyczącej zakładanej działalności. Musimy podać jej nazwę, czyli firmę (nazwą/firmą osoby fizycznej może być po prostu imię i nazwisko wnioskodawcy; nie trzeba się silić na żadne wymyśle pseudonimy, choć nie jest to zabronione), przewidywaną liczę pracujących i przewidywaną liczbę zatrudnionych (początkujący lekarz na ogół będzie prowadził działalność jednoosobowo – bez zatrudniania żadnych pracowników – zatem w pierwszym polu należy wpisać „1”, zaś w drugim „0”), a także wskazać, czym będziemy się zajmować. W przypadku początkujących lekarzy (bez specjalizacji), z rozwijanego drzewa PKD należy w sekcji Q wybrać podklasę 86.21.Z „Praktyka lekarska ogólna”. Z obligatoryjnych rzeczy należy wskazać dodatkowo nazwę skróconą firmy (najlepiej imię i nazwisko) – nazwa ta będzie używana w kontaktach z ZUS, datę rozpoczęcia działalności (nie musi być tożsama z datą złożenia wniosku, nie może być jednak wcześniejsza) oraz miejsce ubezpieczenia (ZUS lub KRUS).

Z fakultatywnych kwestii warto rozważyć wskazanie – w części dotyczącej miejsca wykonywania działalności gospodarczej – dodatkowego miejsca wykonywania działalności.

Przedsiębiorcy na ogół jako główne miejsce wykonywania działalności wskazują miejsce zamieszkania i można to tak pozostawić (ten adres  należy wpisywać na fakturze). Wiadomo jednak, że lekarz na kontrakcie świadczy usługi poza miejscem zamieszkania (np. w szpitalu). By uniknąć nieporozumień w tym zakresie (chociażby przy rozliczaniu kosztów dojazdów), należałoby wskazać adres zakładu opieki zdrowotnej, dla którego świadczone są usługi, jako dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

To była ta łatwiejsza część. Teraz przechodzimy do tej, wymagającej odrobiny wiedzy podatkowej.

W punkcie 17.1 wniosku należy wskazać naczelnika urzędu skarbowego właściwego do spraw ewidencji podatników. No tak, tylko który jest właściwy? Dla 99% lekarzy, którzy zapewne skorzystają ze zwolnienia w podatku VAT, będzie to naczelnik właściwy w sprawach podatku dochodowego. A który to? – zapyta ktoś. Zasada jest taka, że rozliczamy się z podatku dochodowego w miejscu naszego zamieszkania, a nie zameldowania (to ostatnie nie ma żadnego znaczenia jeśli chodzi o podatki). Warto o  tym pamiętać nie tylko ze względu na własną działalność – duże miasta często zachęcają mieszkańców – z których spora część jest napływowa – by rozliczali się z podatku dochodowego (PIT) w ich obrębie, np. zniżkami na komunikację miejską albo różnymi loteriami, w których w zależności od miasta można wygrać roczny zapas kawy (Poznań) albo samochód (Wrocław). Pole 17.2 zostawiamy w tym przypadku puste.

Dalej musimy zdecydować w jakiej formie chcemy rozliczać się z podatku dochodowego: wg skali podatkowej, liniowo albo ryczałtem. Różnice między poszczególnymi formami zostały omówione wcześniej, więc nie powinno być problemu z właściwym wyborem.

Wybór formy wpłaty zaliczki, którego musimy dokonać w pkt. 19 (miesięcznie/kwartalnie), zależy w dużej mierze od osobistych preferencji i zdolności planowania domowego budżetu. Ci, którzy nie mają głowy do finansów i pieniądze przeciekają im przez palce, powinni raczej wybrać miesięczny sposób rozliczeń. Wprawdzie zaliczka kwartalna odwleka termin zapłaty podatku i daje wytchnienie na dodatkowe dwa miesiące, ale jednocześnie ten podatek „kumuluje” i jeśli ktoś zapomni sobie odłożyć część zarobionych pieniędzy na następne miesiące, może mieć finansowy zawrót głowy na koniec kwartału.

W kolejnym punkcie musimy zdecydować w jakiej formie będziemy prowadzić ewidencje księgową.

Do wyboru mamy księgi rachunkowe, kpir albo inne ewidencje.  Księgi rachunkowe należy odrzucić zawczasu (tutaj bez księgowego się nie obejdzie; jest to najbardziej skomplikowana forma księgowości, szczegółowo regulowana ustawą o rachunkowości oraz międzynarodowymi i krajowymi standardami rachunkowości), tajemnicze „inne ewidencje” zarezerwowane są dla ryczałtu (a ten jest niedostępny dla lekarzy na kontrakcie), zostaje zatem tylko podatkowa księga przychodów i rozchodów (kpir).

Po wpisaniu swoich podstawowych danych, należy również wskazać rachunek bankowy (osoby fizyczne prowadzące działalność nie mają obowiązku posiadania firmowego rachunku, więc spokojnie można podać rachunek osobisty) – jest to przydatne przy zwrotach podatku (np. po złożeniu rocznego zeznania podatkowego).

Wypełniony wniosek wysyłamy online do urzędu miasta, a jeżeli nie mamy zaufanego profilu ePUAP lub też certyfikatu kwalifikowanego, musimy w ciągu siedmiu dniu od daty wysłania udać się do niego osobiście, by potwierdzić wniosek własnoręcznym podpisem.

 

Autorem teksu jest:

Radosław Stężewski

licencjonowany księgowy, właściciel biura rachunkowego w Poznaniu

www.revisio.pl

Wybór formy opodatkowania

Zanim zarejestrujemy działalność gospodarczą powinniśmy wpierw ustalić, jak chcemy się z niej rozliczać: na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy) czy może ryczałtem (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa).
Te formy opodatkowania różnią się od siebie zasadniczo, a każda z nich ma swoje plusy i minusy, więc przed wyborem trzeba się dobrze zastanowić, bo formę opodatkowania generalnie można zmieniać tylko raz w roku (do 20.01).
Poniżej krótkie zestawienie głównych wad i zalet poszczególnych form opodatkowania.

Skala podatkowa
Plusy:
+ przysługuje kwota wolna od podatku 3091,00 zł (niewiele, ale zawsze coś),
+ możliwość korzystania z ulg podatkowych (np. ulga internetowa),
+ możliwość wspólnego rozliczania z małżonkiem
+ możliwość obniżania przychodów o koszty ich uzyskania

Minusy:
– progresja podatkowa (dwie stawki podatku 18% i 32%) – gdy dochód podatnika przekroczy 85 528,00 zł, od nadwyżki ponad tę kwotę należny jest podatek w podwyższonej 32% stawce.
– opodatkowanie przychodów z działalności gosp. łącznie z przychodami z innych źródeł (np. umowy o pracę). Początkujący przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że w przypadku skali podatkowej ich dochody z różnych źródeł sumują się w rocznym rozliczeniu podatkowym, co może spowodować przekroczenie progu podatkowego i zapłatę wyższego podatku.

Podatek liniowy
Plusy:
+ stała stawka podatku (19%) niezależnie od wysokości dochodu
+ rozdzielenie opodatkowania przychodów z działalności gosp. od przychodów z innych źródeł
+ możliwość obniżania przychodów o koszty ich uzyskania

Minusy:
– brak kwoty wolnej od podatku
– brak ulg i odliczeń
– brak możliwości rozliczenia z małżonkiem

Czy zatem początkującemu lekarzowi opłaca się wybór podatku liniowego? Raczej nie. Podatek liniowy jest korzystny przy wysokim dochodzie (ok. 99 tys. w skali roku), a taki młodemu adeptowi sztuki medycznej raczej nie grozi. Dodatkowa utrata kwoty wolnej od podatku oraz prawa do ulg i odliczeń może również zniechęcać do wyboru liniowego sposobu rozliczania podatku dochodowego.

Ryczałt (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa)
Plusy:
+ minimalne obowiązki dokumentacyjne
+ uproszczony sposób prowadzenia ewidencji podatkowej

Minusy:
– brak kwoty wolnej od podatku
– brak ulg i odliczeń
– brak możliwości rozliczenia z małżonkiem
– brak możliwości obniżania przychodów o koszty ich uzyskania
– możliwość wyboru tylko przez lekarzy prowadzących własną praktykę lekarską

Dość specyficzna forma rozliczeń, obwarowana licznymi obostrzeniami i wyłączeniami. Największą jej zaletą jest prostota.
W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podstawą obliczenia podatku jest przychód (czyli wartość wykonanej usługi medycznej, nie pomniejszona o koszty jej wykonania), który należy przemnożyć przez właściwą stawkę podatku. W przypadku lekarzy stawka ta wynosi 20%.
Przy wyborze karty podatkowej, wysokość podatku u lekarzy uzależniona jest od liczby godzin, przewidzianych na wykonywanie zawodu miesięcznie.
Jest jednak pewien haczyk. Otóż lekarze mogą skorzystać z ryczałtu tylko i wyłącznie świadcząc usługi w ramach wolnego zawodu, który według przepisów podatkowych rozumiany jest jako osobiste świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Mówiąc prościej, ta forma rozliczeń zawarowana jest dla lekarzy prowadzących własne gabinety lekarskie. Kontraktowcy są zatem z tej formy rozliczeń wykluczeni, gdyż świadczą usługi dla szpitali (i to im w ramach działalności wystawiają faktury). Zważywszy na to oraz na wysokie stawki podatku, wyboru tej formy opodatkowania początkujący lekarz powinien unikać jak ognia.

Jaką formę rozliczeń zatem wybrać? Komuś, kto nie zarabia około 8-9 tys. zł miesięcznie (ze wszystkich źródeł przychodów, np. z działalności gospodarczej i umowy o pracę i umowy zlecenie), radziłbym trzymać się skali podatkowej.

Autorem wpisu jest

Radosław Stężewski

licencjonowany księgowy, właściciel biura rachunkowego w Poznaniu

www.revisio.pl